Ajouter une entreprise extérieure et en compléter les contacts (Entreprises Extérieures)

Gérer les entreprises extérieures

Depuis Référentiel > Intervenants > Entreprises extérieures, vous retrouvez toutes les entreprises extérieures enregistrées dans votre référentiel.

Vous pouvez :

• rechercher une entreprise

• modifier ses informations

• créer une nouvelle entreprise

• supprimer une entreprise si nécessaire

Compléter les informations de l'entreprise

Une fois l'entreprise créée, vous pouvez renseigner des informations complémentaires, telles que :

• l'adresse

• le code postal

• la ville

• le code fournisseur

Gérer les contacts et les opérateurs

Chaque entreprise extérieure dispose de deux espaces dédiés :

Contacts

• ajouter ou modifier un contact

• créer un compte utilisateur à partir d'une adresse e-mail

• définir les droits de signature

• configurer les automatisations

Opérateurs

• ajouter un opérateur manuellement

• importer une liste d'opérateurs fournie par l'entreprise extérieure

Gérer les demandes de documents

Depuis l'onglet Documents, vous pouvez :

• déposer des documents liés à l'entreprise

• créer une demande personnalisée

• utiliser une demande type déjà configurée

Chaque demande peut contenir :

• un type de document

• un nom

• une description

• un ou plusieurs fichiers à télécharger, compléter puis redéposer par l'entreprise extérieure

Suivre les documents

Une fois la demande envoyée, vous pouvez suivre son avancement depuis votre gestion documentaire.

Vous pouvez notamment :

• relancer une demande en attente

• consulter les documents déposés

• renouveler un document expiré

• accéder à l'historique des documents de l'entreprise extérieure

Valider ou refuser un document

Lorsqu'un document est déposé, vous pouvez :

• le prévisualiser

• le télécharger

• l'accepter en renseignant une date de validité si nécessaire

• ou le refuser en indiquant un motif