Communiquer avec l’entreprise extérieure (Documentation)

Gérer la documentation

Dans l’onglet Documentation de votre dossier d’opération, vous retrouvez le panier documentaire regroupant tous les documents associés au protocole de sécurité.

Ajouter des documents au dossier

Dans la section Documents utilisables, vous retrouvez les documents :

• liés à la localisation

• liés aux entreprises extérieures ajoutées à l’opération

Vous pouvez :

• ajouter un document au dossier

• télécharger les fichiers (PDF, Excel, etc.)

• consulter un aperçu des images

Faire une demande de document

Depuis la section Demandes en cours, vous pouvez gérer les demandes envoyées aux entreprises extérieures.

Avant d’envoyer une demande :

• liez la demande à l’entreprise extérieure concernée

Vous pouvez ensuite :

• créer une nouvelle demande de document

• ou utiliser une demande type préconfigurée

Pour une demande personnalisée, vous pouvez :

• renseigner un nom et un type de document

• joindre un fichier à compléter par l’intervenant

Dépôt des documents par l’entreprise extérieure

Une fois la demande envoyée :

• l’entreprise extérieure reçoit une notification

• elle peut déposer le document depuis son portail

• ou télécharger un fichier modèle, le compléter puis le redéposer

Valider les documents reçus

Lorsqu’un document est déposé :

• il apparaît dans la section Documents à valider

Vous pouvez alors :

• consulter le document

• le valider s’il est conforme

• ou le refuser

Renouveler un document expiré

Les documents dont la date de validité est dépassée apparaissent dans la section Documents à renouveler.

• Cliquez sur Renouveler

• Une nouvelle demande est envoyée à l’intervenant concerné afin qu’il dépose une version à jour du document