Editer un Plan de Prévention en 7 minutes
Créer un dossier d’opération jusqu’au plan de prévention
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Nouveau, choisissez le type d’opération souhaité puis validez.
👉 Un menu en trois étapes vous permet de renseigner les premières informations nécessaires à la création de votre dossier.
1. Renseigner les informations de l’opération
Commencez par compléter :
la nature de l’opération ;
la période d’intervention ;
la localisation et les zones concernées ;
les services de l’entreprise utilisatrice ;
les entreprises extérieures.
Certains services peuvent être ajoutés automatiquement selon le paramétrage de votre référentiel.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Valider pour créer votre dossier d’opération.
2. Compléter les intervenants
Dans Intervenants > Entreprise utilisatrice, vous retrouvez tous les services associés à l’opération.
Pour chaque service, vous pouvez :
ajouter ou supprimer des services ;
ajouter ou créer des contacts ;
définir les contacts signataires du plan de prévention ou de l’inspection commune ;
choisir les personnes automatiquement inscrites aux inspections communes.
Dans Intervenants > Entreprises extérieures, vous pouvez de la même manière :
ajouter ou créer une entreprise ;
gérer ses contacts et ses signataires ;
ajouter des opérateurs ;
consulter les documents associés à l’entreprise.
3. Gérer la documentation
L’onglet Documentation regroupe tous les documents liés à l’opération.
Vous pouvez notamment y retrouver :
les documents liés aux entreprises extérieures ;
les consignes générales ;
les documents liés à la localisation ;
les demandes de documents en cours ;
les documents à valider ;
les documents à renouveler.
Vous pouvez également déposer ou demander de nouveaux documents.
Pour vos demandes, vous pouvez créer une demande personnalisée ou utiliser une demande type déjà configurée dans votre référentiel.
4. Construire l’analyse de risques
L’analyse de risques distingue :
les risques liés à la localisation ;
les risques liés à l’activité.
Les risques liés à la localisation peuvent être automatiquement proposés si une analyse a déjà été configurée pour la zone sélectionnée.
Vous pouvez ensuite l’adapter en :
ajoutant ou supprimant des risques ;
ajoutant ou modifiant des mesures de prévention.
Pour les risques liés à l’activité, créez une nouvelle activité ou sélectionnez une activité type existante dans votre référentiel.
5. Créer l’inspection commune
Une fois votre dossier préparé, rendez-vous dans Inspection commune et créez une nouvelle inspection.
Renseignez :
la date ;
les horaires ;
les participants.
Certaines personnes peuvent être automatiquement inscrites selon votre paramétrage. Vous pouvez également en ajouter d’autres puis leur envoyer un e-mail de convocation.
Le jour de l’inspection, complétez les informations échangées puis finalisez votre analyse de risques.
6. Éditer et signer l’inspection commune
Une fois l’inspection complétée, ouvrez son édition.
Vous pouvez encore :
sélectionner vos annexes ;
vérifier le contenu ;
ajuster les informations tant que le document est en Brouillon.
Lorsque tout est correct :
validez le contenu ;
soumettez le document à signature ;
envoyez les demandes de signature par e-mail ou faites signer directement depuis votre poste.
7. Créer le plan de prévention
Une fois l’inspection commune finalisée, rendez-vous dans Plan de prévention puis créez une Nouvelle édition.
Sélectionnez l’inspection commune correspondante.
Vous pourrez ensuite :
choisir les annexes à joindre ;
intégrer directement certaines images dans l’édition ;
vérifier l’analyse de risques et les informations reprises depuis l’inspection commune.
8. Faire signer le plan de prévention
Après vérification :
cliquez sur Valider le contenu ;
soumettez le plan à signature ;
envoyez les invitations aux signataires ou faites-les signer directement depuis votre poste ;
validez les signatures.
9. Faire émarger les opérateurs
Si des opérateurs ont été renseignés dans vos entreprises extérieures, un onglet Émargement devient disponible sur le plan de prévention actif.
Vous pourrez alors faire émarger progressivement les techniciens intervenant sur l’opération.