Editer un Plan de Prévention en 7 minutes
Gérer la documentation d’une opération
Depuis l’onglet Documentation de votre dossier d’opération, vous pouvez déposer des documents, suivre vos demandes et gérer les documents transmis par les entreprises extérieures.
Vous y retrouvez notamment :
votre panier documentaire ;
les documents utilisables ;
les demandes en cours ;
les documents à valider ;
les documents à renouveler.
Déposer un document
Pour ajouter un document à votre opération :
Cliquez sur Demander et déposer.
Choisissez de déposer un ou plusieurs documents.
Associez le document à l’entreprise extérieure concernée.
Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur.
Vous pouvez ensuite :
modifier le nom du document ;
sélectionner son type ;
ajouter une description ;
renseigner ses dates de validité si nécessaire.
Associer un document à un opérateur
Si le document concerne un technicien en particulier, par exemple dans le cas d’une habilitation, vous pouvez le rattacher à un opérateur.
👉 L’opérateur doit être préalablement renseigné dans la fiche de l’entreprise extérieure.
Une fois le dépôt validé, le document apparaît dans le panier documentaire de l’opération.
Relancer une demande de document
Si une entreprise extérieure n’a pas encore répondu à votre demande, vous pouvez lui envoyer une relance.
Depuis la rubrique Demandes en cours :
retrouvez la demande concernée ;
cliquez sur Relancer.
👉 Un nouvel e-mail est envoyé à l’intervenant afin de l’inviter à déposer le document.
Pour pouvoir envoyer une relance :
une première demande doit déjà avoir été envoyée par e-mail ;
l’intervenant doit disposer d’une adresse e-mail renseignée ;
l’envoi de la notification doit avoir été activé lors de la demande.
Valider un document déposé
Lorsqu’une entreprise extérieure dépose un document demandé, celui-ci apparaît dans la rubrique Documents à valider.
En ouvrant le document, vous pouvez :
consulter son aperçu ;
le télécharger ;
le rattacher à un opérateur si nécessaire.
Si le document est conforme :
ajoutez un commentaire si besoin ;
renseignez ses dates de validité lorsqu’elles sont demandées ;
cliquez sur Valider.
Refuser un document
Si le document déposé n’est pas conforme :
Cliquez sur Refuser.
Renseignez le motif du refus.
Choisissez si vous souhaitez envoyer un e-mail de notification à l’entreprise extérieure.
Renouveler un document expiré
Les documents dont la date de validité est dépassée apparaissent en rouge et sont regroupés dans la rubrique Documents à renouveler.
Vous pouvez :
déposer directement une nouvelle version ;
ou demander à l’entreprise extérieure de transmettre un document à jour.
Si vous cliquez sur Renouveler, vous pouvez envoyer une nouvelle demande par e-mail à l’intervenant concerné.
Constituer le panier documentaire
La rubrique Documents utilisables regroupe les documents disponibles pour votre opération.
Vous pouvez notamment y retrouver :
les consignes générales ;
les documents liés aux entreprises extérieures ;
les documents associés à la localisation.
Vous pouvez ajouter les documents souhaités au panier documentaire ou les retirer s’ils ne sont pas nécessaires.
Ajouter les documents aux annexes
Les documents présents dans le panier documentaire ne sont pas automatiquement ajoutés aux annexes des inspections communes ou des plans de prévention.