Suivre les documents liés à mon référentiel (Espace Documentation)

Gérer la documentation du référentiel

Depuis Référentiel > Documentation, vous centralisez l'ensemble des documents de votre application ainsi que leur suivi.

Vous y retrouvez quatre espaces principaux :

• Documents ;

• Demandes en cours ;

• Documents à valider ;

• Documents à renouveler.

Consulter les documents

L'onglet Documents regroupe tous les documents enregistrés dans votre référentiel.

Vous pouvez retrouver des documents associés :

• à une entreprise extérieure ;

• à une localisation.

Pour faciliter vos recherches, plusieurs filtres sont disponibles :

• nom du document ;

• entreprise ou localisation associée ;

• type de document ;

• date de validité ;

• statut du document.

Modifier ou réaffecter un document

Pour chaque document, vous pouvez :

• consulter un aperçu ;

• modifier ses informations (description, date de validité, etc.) ;

• le télécharger ;

• l'archiver ;

• le supprimer.

Vous pouvez également réaffecter un document à une autre entreprise extérieure ou à une autre localisation si celui-ci a été associé au mauvais élément.

Suivre les demandes en cours

L'onglet Demandes en cours regroupe toutes les demandes de documents envoyées aux entreprises extérieures.

Vous pouvez :

• consulter les demandes en attente ;

• suivre leur avancement ;

• relancer une entreprise extérieure en un clic.

Valider les documents déposés

Les documents transmis par les entreprises extérieures apparaissent dans Documents à valider.

Avant leur validation, vous pouvez :

• prévisualiser le document ;

• le télécharger ;

• vérifier son contenu.

Si le document est conforme, vous pouvez l'accepter. Selon le type de document, une date de validité peut être demandée ou obligatoire.

Si le document n'est pas conforme, vous pouvez le refuser en renseignant un motif de refus.

Gérer les documents à renouveler

L'onglet Documents à renouveler liste les documents dont la date de validité est arrivée à échéance.

Vous pouvez :

• modifier la date de validité si nécessaire ;

• remplacer directement le document par une nouvelle version ;

• demander à l'entreprise extérieure de déposer un document mis à jour.